Documentele din Prefectura Vrancea vor fi gestionate de un soft de management achiziționat prin proiectul „Calitate la standarde europene în administrația publică”. Softul este deja instalat pe server și, timp de o lună, funcționarii din instituție exersează și se familiarizează cu aplicația. Tot în această perioadă se fac propuneri de noi documente și rapoarte. În cadrul aceluiași proiect au fost achiziționate și servicii de implementare și certificare a sistemului de management al calității. Până acum au fost efectuate diagnoza activității și identificarea riscurilor, a fost proiectat sistemul și elaborată documentația necesară și au fost aplicate procedurile.
Proiectul „Calitate la standarde europene în administrația publică” are o valoare totală finanțată de către Uniunea Europeană de peste 375.000 lei, cofinanțarea fiind de aproximativ 56.000 lei din bugetul Ministerului Administrației și Internelor. Termenul de finalizare a proiectului este 2 iunie 2011, obiectivul general fiind consolidarea capacității de ma-nagement al serviciilor pu-blice adresate cetățenilor la nivelul Instituției Prefectului Vrancea. Grupul țintă al proiectului este format din 70 de funcționari din cadrul Prefecturii. Toți cei 70 de funcționari vor urma câte un modul din domeniul ega-lității de șanse și protecției mediului. De asemenea, doi funcționari din cadrul instituției vor fi certificați ca și auditori interni ai sistemului de management al calității.
Softul asigură:
-registratura electronică a documentelor, cu evidența intrărilor și ieșirilor
-registrul de apostile
-registrul de ordine ale prefectului
-registrul de hotărâri ale comisiilor de specialitate
-evidența cererilor de acces la informații publice
-evidența audiențelor
-evidența acțiunilor în instanță
-evidența actelor administrative din teritoriu.
