Deosebit de important în munca de arhivă îl constituie modul în care noi înțelegem să păstrăm și să îngrijim documentul. Lăsând deoparte posibilitățile financiare reduse, aspect deloc de neglijat, dar pe deplin înțeles într-o societate ce se confruntă cu mari probleme, susținem că păstrarea și îngrijirea cât mai eficientă a materialului arhivistic se poate face și cu efort material redus, dar cu o muncă intensă și o pasiune pe măsură.
Considerăm greșită afirmația că păstrarea propriu-zisă are loc doar în depozitele Arhivelor Naționale, ea începând și continuând multă vreme la creator, cel puțin în perioada pe care legiuitorul a stabilit-o. Același normativ stabilește că deținătorii și creatorii de arhivă pot păstra documentele din mai multe considerente și după expirarea termenului de depunere la Arhivele Naționale. Prin urmare, organizarea eficientă a depozitelor de arhivă este imperativ necesar să fie aplicată cu multă atenție încă din depozitele creatorilor și deținătorilor de arhive.
În cele ce urmează vom schița pe scurt principiile ce stau la baza organizării unui depozit de arhivă, criteriile pe care trebuie să le respecte acesta și vom încerca, ținând cont de contextul actual, să facem propuneri de îmbunătățire în această direcție.
Depozitul de arhivă trebuie să aibă o organizare și o dotare corespunzătoare, să asigure o protecție deplină și o igienă desăvârșită. Astfel depozitul, fie construit special, fie amenajat în acest scop, este obligatoriu să respecte standardele în vigoare în ceea ce privește elementele de rezistență, să fie izolat de încăperile ce au altă destinație, să fie protejat împotriva descărcărilor electrice, să beneficieze de încălzire doar în sistem centralizat. De asemenea, ușile trebuie să reziste la foc cel puțin o oră și jumătate, să se deschidă în afară și să aibă sisteme sigure de închidere. Dacă acestea comunică cu exteriorul, vor fi protejate cu gratii și vor fi iluminate permanent. Ferestrele vor avea două rânduri de geamuri, din care unul opac, iar la parter și la etaj vor fi asigurate cu gratii. Depozitul trebuie să beneficieze obligatoriu de iluminat artificial.
Dotarea depozitului de arhivă joacă un rol care nu trebuie subapreciat în păstrarea îndelungată a documentelor. Astfel, în acesta, trebuie să existe rafturi, o măsuță, un taburet și o scară de tip bibliotecă. E indicat ca rafturile să fie metalice, iar celelalte piese ale mobilierului să fie confecționate din plăci alcătuite din deșeuri lemnoase, mase plastice sau tot din metal. Considerăm oportun ca întreg mobilierul să fie vopsit în aceeași culoare, dacă este posibil într-o culoare deschisă.
Principala piesă din depozitul de arhivă o reprezintă raftul, preferabil din dur aluminiu, întrucât oferă cele mai bune condiții de păstrare, posibilitatea întreținerii unei igiene corespunzătoare și ușurință în folosirea materialului documentar. Rafturile din lemn din depozitele multor creatori și deținători de documente vor trebui neapărat tratate cu leșie de tutun și impregnate cu soluții ignifuge, cerințe indispensabile păstrării corespunzătoare a documentelor și prevenirii pericolului de incediu.
Pentru păstrarea documentelor de valoare se vor folosi și dulapurile închise, care prezintă însă dezavantajul unei aerații insuficiente, fapt care impune aerisirea lor zilnică timp de 10-15 minute. Celelalte piese de mobilier vor fi amplasate în așa fel încât să asigure o servire funcțională și să nu afecteze posibilitățile de evacuare.
Elemente esențiale ce fac parte din dotarea depozitului de arhivă sunt și mijloacele specifice de păstrare și protecție precum mapele, cutiile, casetele, tuburile, cămășile, plicurile,etc. Acestea apără materialul de praf, de excesul de lumină, de variațiile bruște de temperatură și umiditate. De asemenea oferă o așezare comodă a materialului și posibilitatea unei ușoare manipulări.
Asigurarea protecției documentelor este un criteriu esențial pe care instituțiile din Vrancea trebuie să-l aibă în vedere. De la securitatea căilor de acces și a ferestrelor la păstrarea documentelor în mape, cutii, cămăși etc., toate aceste măsuri au rolul de a preîntâmpina un deznodământ nefericit, acela al pierderii documentului. Dacă sustragerea și distrugerea totală sau parțială, datorată diferitelor evenimente și calamități, constituie aspecte regretabile, unde acțiunea noastră preventivă are un caracter limitat, împotria celor trei mari dușmani permanenți ai documentului suntem datori și în deplină posibilitate de acțiune prin a lua toate măsurile ce se impun.
În ceea ce privește temperatura, trebuie evitate variațiile bruște, atunci când acestea se produc în timp scurt sau când acest proces se repetă des. Variațiile anuale permise, pentru a nu dăuna prea mult conservării materialului arhivistic, sunt cuprinse, conform ultimelor prevederi legale, între 15° C și 24° C. Trebuie evitate cu precădere temperaturile mult prea mari, întrucât acest fapt determină îngălbenirea hârtiei, făcând-o casabilă. Deși temperaturile joase nu au un asemenea efect, trebuie luate și în acest caz toate măsurile de combatere.
O altă intervenție ce are rolul de a asigura menținerea temperaturii între limite cât mai mici este și deschiderea ferestrelor într-o zi călduroasă de iarnă de 2-3 ori câte 15 minute de fiecare dată, ceea ce determină ridicarea temperaturii cu 2°C sau 3°C. Pentru o temperatură optimă nu se va introduce niciodată aer din afară într-o zi prea geroasă sau într-o zi de vară cu temperatura aerului de peste 30 °C.
Un alt factor ce are un rol negativ în conservarea arhivei, atunci când nu se cunosc sau nu se iau măsurile ce se impun, îl constituie umiditatea aerului. Valorile normale variază între 50‰ și 60‰.Dacă umiditatea aerului coboară sub 30 ‰, hârtia se usucă prea mult și devine fărâmicioasă, fragilă și lipsită de rezistență. Atunci când umiditatea urcă peste 75‰, se dezvoltă condiții prielnice apariției mucegaiurilor și ciupercilor. Dacă umiditatea scăzută coroborează cu temperatura ridicată, situația hârtiei devine dezastruoasă. Din acest motiv este absolut obligatoriu ca o dată la 2-3 zile, în mod regulat, să se consulte aparatele specifice de măsură și să se ia toate măsurile necesare în vederea menținerii lor cât mai constante, rezultatul acestor măsurători trebuind să fie înregistrat în fișe speciale.
Vom nominaliza, în cele ce urmează, o altă serie de măsuri esențiale pentru conservarea materialului documentar:
– aerisirea depozitelor de arhivă nu se va face atunci când circulația vehiculelor este intensă sau în timpul funcționării obiectivelor industriale, această operațiune trebuind să fie executată dimineața devreme;
– dacă umiditatea este ridicată, încăperea se va aerisi numai într-o zi uscată și cu soare, operația trebuind a fi repetată de 3-5 ori pe zi, câte 10-15 minute de fiecare dată;
– în cazul unei umidități scăzute, se va șterge repetat pardoseala cu o cârpă umedă sau se vor așeza vase largi cu apă (umiditatea scăzută este un fenomen mai des întâlnit iarna, când atmosfera este mai săracă în vapori);
– împotriva acțiunii nefaste a luminii naturale este obligatoriu ca geamurile să fie acoperite cu un strat de vopsea albă sau cu var, astfel încât puterea razelor să fie diminuată corespunzător. Nu se recomandă anularea completă a luminii, întrucât apar condiții prielnice dezvoltării agenților biologici;
– lumina artificială trebuie filtrată, folosindu-se în acest scop globuri de sticlă mată;
– se va evita aerisirea depozitelor în zilele prea luminoase sau în orele când razele solare cad direct pe documente.
În depozitul de arhivă igiena trebuie să fie desăvârșită, urmărindu-se cât mai mult cu putință evitarea producerii prafului. Modalitățile de îndepărtare și de evitare a reașezării acestuia sunt numeroase. În primul rând înlăturarea prafului de pe elementele exterioare ale încăperii și de pe mijloacele de păstrare se va face lunar, acțiune ce se efectuează cu geamurile deschise. Pentru a se evita pe cât posibil redepunerea acestuia, în timpul executării unor operațiuni arhivistice, materialul arhivistic trebuie scos din depozit și lucrat în alte încăperi, după care va fi adus la locul lui.
Curățirea documentelor păstrate în cutii este o sarcină ce se poate repeta o dată la 8-10 ani. Pentru cele neînchise în cutii, operația se poate executa mult mai des, folosindu-se aspiratoare construite în acest scop, dacă acestea există, sau perii moi și tampoane. Dezinfecția, dezinsecția și deratizarea depozitelor de arhivă se face obligatoriu cel puțin o dată la 5 ani sau ori de câte ori există probe evidente de existență a rozătoarelor, insectelor sau a microorganismelor.
Acestea sunt recomandarile Arhivelor Nationale și rugăm pe această cale ca toate instituțiile, și în general creatorii de arhivă, să țină cont de ele, pentru a evita eventuale situații neplăcute.
Serviciul Județean Vrancea al Arhivelor Naționale
Inspector asistent – Ciumacencu Dan Valentin
