Inspectoratul de Stat în Construcții (ISC) Vrancea este inclus într-un contract-cadru scos la licitație pe SEAP de autoritatea-mamă de la București, pentru achiziția unor servicii de arhivare fizică şi conversie digitală.
Acordul-cadru ar trebui să se deruleze pe o perioadă de 36 luni, timp în care trebuie prestate servicii de arhivare, prelucrare și legare a documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, în dosare, servicii de arhivare și prelucrare sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare mediu și scurt, precum și servicii de conversie digitală.
Contractul a fost împărțit pe loturi, aferente regiunilor țării. Iar Vrancea este inclusă în Lotul 2 Sud-Est, alături de Brăila, Buzău, Constanța, Galați și Tulcea, în total valoarea estimată fiind de 866.069,4 lei.
În caietul de sarcini se detaliază că, pentru Vrancea, sunt necesare servicii de prelucrare pentru minim 15 metri liniari de pachete de documente cu termen de păstrare mic (maxim 10 ani) pentru anul 2025, 30 ml pentru 2026 și 15 ml pentru 2027.
Totodată, s-au calculat a fi 12 ml de dosare cu documente cu termen de păstrare mare – permanent pentru 2025, 25 pentru 2026 și 12 pentru 2027. Ca maxim, ar fi vorba despre câte 20 ml de documente cu termen de păstrare mic pentru 2025 și 2027, dar și 40 ml pentru 2026.
În același timp, în ceea ce privește cantitatea maximă de prelucrat sub formă de dosare cu documente cu termen de păstrare mare – permanent este de câte 18 ml pentru 2025 și 2027, și 30 – pentru 2026.
Totodată, în ceea ce privește cantitatea estimată la capitolul conversie digitală – pagini (10%) ar fi de câte minim 810 în 2025 și 2027 și 1.650 în 2026, în timp ce maximul (20%) ar fi de câte 2.280 în 2025 și 2027, și 4.200 în 2026.
„Inspectoratul de Stat în Construcții deține documente care nu sunt constituite ca unități arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibliorafturi și dosare de plastic), neinventariate, precum și documente cu termen de păstrare expirat, care trebuie scoase din evidență.
Arhiva instituției este alcătuită majoritar din documente în format A4, însă nu se poate preciza în prezent o pondere a documentelor în funcție de format, ținând cont că acestea provin de la toate direcțiile/ serviciile/ compartimentele ISC, în funcție de specificul activității”, se explică în caietul de sarcini.
Iar în documentație mai sunt și alte două precizări: „Serviciile de arhivarea fizică se vor presta atât pentru documente cu termen de păstrare mare și permanent, cât și pentru documentele cu termen de păstrare mediu și scurt, în cantitate estimată de minim 7.860,5 ml și maxim 10.631,5 ml.
Serviciile de conversie digitală, constând în scanarea documentelor, indexarea, validarea și exportul datelor, pentru accesul mult mai rapid la anumite documente de importanță majoră, se vor presta pentru o cantitate estimată de minim 23.815 file și maxim 637.890 file”.
