Primăria Municipiului Adjud se confruntă cu o situație inedită. Mai mulți locuitori ai orașului au solicitat emiterea unor documente în fizic și pe care să fie aplicată ștampila instituției, pe motiv că o serie de instituții din Vrancea solicită acest tip de document și nu recunosc documentele electronice emise de Primăria Adjud.
„Pentru situațiile în care adjudenii ar putea fi trimiși înapoi la Primăria Adjud pe motiv că actele emise de aceasta și documentele întocmite de funcționari din cadrul instituției nu poartă amprenta ștampilei clasice a instituției, în sprijinul cetățenilor noștri facem următoarele precizări:
Conform Legii 169/2019 pentru modificarea și completarea art. V din O.G. 17/2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare și modificarea și completarea unor acte normative, persoanele juridice de drept public nu au obligația de a aplica ștampila pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri depuse la instituțiile sau autoritățile publice. Conform aceluiași act normativ, fapta de a solicita persoanelor fizice, persoanelor juridice, entităților fără personalitate juridică precum și persoanelor juridice de drept public aplicarea ștampilei pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri, săvârșită de către persoana din cadrul unei instituții sau autorități publice, constituie abatere disciplinară și atrage răspunderea disciplinară a acesteia, conform prevederilor legale“, susține municipalitatea de pe Trotuș.
Conform art. 627 din OUG 57/2019 privind Codul administrativ, începând cu data de 1 ianuarie 2020, în administrația publică nu se mai folosește sigiliul (adică ștampila) autorităților publice, certificarea autenticității și forța juridică a actelor fiind date de semnătura persoanei competente. Excepție fac doar proiectele și actele normative adoptate sau emise de instituție sau autorități publice, aceasta neînsemnând, însă, că respectivele documente nu pot fi purtătoare de sigiliu electronic.
În temeiul Legii 208/2021 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relațiilor de muncă, și pentru modificarea și completarea unor acte normative, sigiliul electronic calificat poate fi folosit și pentru semnarea tuturor înscrisurilor și documentelor din domeniul relațiilor de muncă (inclusiv adeverințe de vechime) rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului de muncă.
„Primăria Adjud este singura administrație publică din Vrancea care a implementat, din noiembrie 2021, un ecosistem digital de preluare și prelucrare a documentațiilor de lucru în care funcționarii semnează toate documentele întocmite cu semnături electronice calificate. La finalul procesului de semnare, ecosistemul aplică automat sigiliul electronic calificat al instituției pe fiecare document. Semnătura electronică calificată (sau Certificatul digital calificat) este reglementată prin OG 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice care prevede, la art. 3, că actele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice vor fi semnate cu semnătură electronică calificată și sunt asimilate înscrisurilor autentice, iar la art. 5 prevede că începând cu data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, autoritățile și instituțiile publice au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică. Ecosistemul digital web-based cu ajutorul căruia funcționarii publici din cadrul Primăriei Adjud își desfășoară activitatea respectă cerințele Regulamentelor Europene eIDAS, NIS și GDPR“, se mai arată în comunicatul Primăriei Adjud.
Semnăturile electronice calificate/Certificatele digitale calificate sunt emise de către o entitate independentă certificată la nivel european, sunt opozabile în instanță și au valoare legală deplină, fiind recunoscută la nivelul întregii Uniuni Europene și poartă informații precum: numele semnatarului, motivul semnării documentului, data, ora, minutul și secunda la care a fost aplicată semnătura.
La finalul procesului de semnare, ecosistemul digital aplică automat Sigiliul Electronic Calificat al Municipiului Adjud, care are, la rândul lui, valoare legală deplină, este opozabil în instanță și poartă informații precum codul unic de identitate electronică a instituției, numele instituției, numărul de înregistrare din Registrul Unic, numărul de înregistrare din registrul specific, data, ora, minutul și secunda la care a fost aplicat/înregistrat documentul în instituție.
Sigiliul Electronic Calificat este un instrument de semnare pentru persoanele juridice care atestă valoarea legală a unui document, garantând autenticitatea și integritatea acestuia. El poate fi utilizat atât de companiile din sectorul privat cât și de către instituțiile publice, fiind recunoscut, conform R(EU) eIDAS în toate statele membre UE și putând fi folosit inclusiv la semnarea facturilor și notificărilor, adeverințelor, certificărilor și legalizărilor și a altor documente electronice. Regimul juridic al semnăturii electronice calificate și al înscrisurilor în formă electronică este stabilit prin Legea 455 privind semnătura electronică încă din anul 2001.
„În concluzie, semnăturile electronice calificate și sigiliul electronic folosite de Primăria Municipiului Adjud (Municipiul Adjud) sunt imposibil de falsificat și sunt opozabile în instanță, iar refuzul primirii unui document pe motiv că este purtător de semnătură digitală și nu olografă sau că nu are imprimată/aplicată amprenta ștampilei clasice constituie abatere disciplinară, conform actelor normative în vigoare“, se mai arată în comunicatul Primăriei Municipiului Adjud.
